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「使いこなしてる気」になってない?Excel高速仕事術

Excelは仕事のスピードを左右する

(2014/7/31更新)
経理の仕事に欠かせないもの。
今の時代は電卓以上に、間違いなく表計算ソフト、具体的にはExcelだろう。

僕の仕事でも、とある事情でExcelが使えなくなったとき、自分の仕事が自分で思っていた以上にやりづらくなって驚いた。
一日の仕事時間の大半はExcelを開きながら過ごしているんだから当たり前の話で、それくらい、経理の仕事とExcelは切り離せないものだ。

そんな重要なExcelだけど、自分はどれくらい使いこなせているんだろうか。
そう思っていた矢先、書店でこんな本を見つけたので買ってみた。

この本は主として、Excelを主題に、
・読みやすい表作成のコツ
・Excelの作業スピードを3倍にするコツ
・財務モデルの作成入門

の三つをテーマにしている。

中でも「Excelの作業スピードを3倍にするコツ」は、経理必見だと思う。

Excelは仕事スピードを左右する

“Excelでは数字の入力よりも様々な機能を駆使しながら作業をすることが多く、それら機能をどれだけ活用できるか、どれだけ早く使用できるかによって作業スピードに差が生じます。これら機能の習熟度は、ブラインドタッチより遥かにバラついているため、Excelでは作業スピードに格段の差が生じるのです”(46ページ)

ここでの「機能の習熟度」とは、主にショートカットキーや、関数機能の活用のことを指していると考えて良い。
この文章は本当にそのとおりで、今日日事務職でブラインドタッチができない人はほとんど存在しないだろうけど、Excelのブラインドタッチとも言えるショートカットを、コピペ程度にしか活用していない人は結構存在しているのだ。

ルーチンワーク的な作業の効率化に最も効果的な対策はマクロを組んでしまうことだけど、マクロにはマクロで運用上の難点もあるし、ショートカットを徹底的にマスターしておくことはとてもとても有意義なことだ。

マウスなしでExcelを扱えるか?

“投資銀行で、Excelの作業スピードが遅い1年生がよく受ける特訓があります。それは、マウスを取り上げられた状態で、Excelの作業をするというものです。”(50ページ)

ショートカットキーは、深く知らない人の思っている以上に種類が多いので、それらをフル活用するとマウスなしで業務ができるというのだ。
(例外はグラフとのこと。)

経理の仕事に就いている人でも、「マウスなしでのExcel作業」ができる人はほとんどいないと思う。
とにかくスピード感の求められる投資銀行では、Excelの業務スピードが遅いことが特訓の対象になる一方で、経理の世界においてはExcelの習熟度はかなり人によってマチマチで、それを向上させようという風潮はない。

いったんキーボードから手を離し、マウスを動かして作業し、またキーボードに手を戻す…
気を使わなければ何気ない一瞬の作業だけど、それを一日に何百回繰り返しているだろうか。そんな無駄な時間はできる限り減らしてしまおう。

ここに、僕も実際使っていたり、この本を読んで「これは使える」と思ったショートカットを記載する。
Ctrl+Cとか、そういうほとんどの人が知っていそうなものは省略する。
使っていないものは是非取り入れるべきだと思うので、是非。

・Ctrl+Z:作業のやり直し
・Ctrl+Y:同じ作業の反復
・Ctrl+1:セルの書式ダイアログを開く
・Ctrl+PgUp:右のシートに移動
・Ctrl+PgDn:左のシートに移動
・Alt+Tab:直前に作業していたアプリケーションへの移動
・Ctrl+Space:列の選択
・Ctrl+”+””-“:列の挿入、削除
・Alt+Space:行の選択
・Alt+”+”,”-“:行の挿入、削除

上記の中では、特に行・列まわりのショートカットはすごく効果が高くて、僕も初めて知ったときは感動した記憶がある。

加えて、あまり取り上げられることは多くないが、Altを使ったショートカットを利用すれば、よりショートカットでできることの幅が広がることはご存知だろうか。
たとえば、Alt→N→V→Tで、マウスを使うことなくピボットテーブルを展開することができる。
この類のショートカットは、Altと文字キーは同時押しではなく、順番におしていくことに注意だ。

この本ではショートカットだけでなく、置換の効率的な使い方、財務の仕事で役に立つ関数など、Excelをフル活用する上で重要な要素をたくさん取り上げているので、興味をもたれた方は是非手に取ってみてほしい。

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